D A T E N S C H U T Z E R K L Ä R U N G

Datenschutzerklärung

Stand: August 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Photobox Berlin – Jan Kötschau
Regattastr. 74b
12527 Berlin
Deutschland

Telefon: 0177 3374524
E-Mail: info@photoboxberlin.de

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der geltenden Datenschutzvorschriften.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

Je nach Art und Zweck der Verarbeitung erfolgt diese insbesondere auf Grundlage von:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung, 
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, 
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, 
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Wahrung berechtigter Interessen. 

Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, kann diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

3. Hosting der Website

Unsere Website wird bei STRATO gehostet.

Beim Aufruf unserer Website können durch den Hostinganbieter technisch erforderliche Zugriffsdaten verarbeitet werden. Hierzu können insbesondere gehören:

• IP-Adresse, 
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs, 
• aufgerufene Seite bzw. Datei, 
• Browsertyp und Browserversion, 
• verwendetes Betriebssystem, 
• Referrer-URL sowie 
• weitere technische Verbindungsdaten. 

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zur technischen Bereitstellung sowie zur Gewährleistung der Sicherheit und Funktionsfähigkeit unserer Website.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und funktionsfähigen Betrieb unseres Internetauftritts.

4. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Unsere Website verwendet eine SSL-/TLS-Verschlüsselung.

Dadurch werden Daten, die zwischen Ihrem Browser und unserer Website übertragen werden, verschlüsselt übertragen. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie insbesondere an „https://“ in der Adresszeile Ihres Browsers.

5. Kontaktaufnahme und Kontaktformular

Wenn Sie uns per E-Mail, telefonisch oder über das Kontaktformular unserer Website kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten.

Hierzu können insbesondere gehören:

• Name, 
• Anschrift, 
• E-Mail-Adresse, 
• Telefonnummer, 
• Angaben zur Veranstaltung, 
• Veranstaltungsort und -datum, 
• gewünschte Leistungen sowie 
• Inhalt Ihrer Nachricht. 

Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage sowie gegebenenfalls zur Vorbereitung eines Vertrags.

Soweit Ihre Anfrage auf den Abschluss eines Vertrages gerichtet ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Bei sonstigen Anfragen kann die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgen. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen Rechtsgründe für eine weitere Speicherung bestehen.

6. Verarbeitung von Kunden- und Vertragsdaten

Bei der Anbahnung, Durchführung und Abwicklung eines Mietvertrages verarbeiten wir die hierfür erforderlichen personenbezogenen Daten des Mieters.

Hierzu können insbesondere gehören:

• Name und Anschrift, 
• E-Mail-Adresse, 
• Telefonnummer, 
• Veranstaltungsdatum und Veranstaltungsort, 
• gebuchte Leistungen, 
• Vertragsdaten sowie 
• Rechnungs- und Zahlungsdaten. 

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zur Angebotserstellung, Vertragsdurchführung, Terminabstimmung, Bereitstellung und Abholung der Photobox, Rechnungsstellung und Kundenkommunikation.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, erfolgt die weitere Speicherung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

7. Verarbeitung von Fotos bei Nutzung der Photobox

Bei der Nutzung unserer Photobox werden Fotografien der Personen aufgenommen, die die Photobox benutzen.

Die Verarbeitung der Bilddateien dient der Bereitstellung der vereinbarten Photobox-Funktionen. Hierzu gehören insbesondere:

• Aufnahme und technische Verarbeitung des Fotos, 
• Anzeige des aufgenommenen Fotos, 
• Erstellung eines Fotoausdrucks, 
• vorübergehende Speicherung, 
• Bereitstellung des aufgenommenen Fotos über einen QR-Code, 
• auf Wunsch Versand des aufgenommenen Fotos per E-Mail sowie 
• Bereitstellung der Veranstaltungsbilder für den Mieter. 

Die Photobox wird von den jeweiligen Nutzern freiwillig zur Erstellung von Fotos verwendet.

Eine Verwendung der aufgenommenen Bilder durch uns zu eigenen Werbe- oder Marketingzwecken erfolgt nicht.

8. Speicherung auf der Photobox

Die aufgenommenen Bilddateien werden zunächst auf der Photobox bzw. dem hierfür eingesetzten technischen System gespeichert.

Die lokale Speicherung ist insbesondere für die Aufnahme, Bildverarbeitung, den Ausdruck, die digitale Bereitstellung sowie die anschließende Übergabe der vereinbarten Bilddateien erforderlich.

Die auf der Photobox gespeicherten Bilddateien werden nach Abschluss der erforderlichen Nachbereitung gelöscht.

Die von uns eingesetzten lokalen Geräte und Speichermedien werden gegen unbefugten Zugriff geschützt.

9. fotoShare Cloud / Lumasoft

Zur digitalen Bereitstellung und vorübergehenden Online-Speicherung der mit der Photobox aufgenommenen Bilder nutzen wir fotoShare Cloud von Lumasoft LLC, 293 State Route 18 #123, East Brunswick, NJ 08816, USA.

fotoShare wird von uns insbesondere eingesetzt für:

• die vorübergehende Speicherung der aufgenommenen Bilder, 
• den Abruf eines einzelnen Bildes über einen QR-Code, 
• den vom Nutzer gewünschten Versand eines Bildes per E-Mail sowie 
• die Bereitstellung der Veranstaltungsgalerie für den Mieter. 

Dabei können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

• aufgenommene Bilddateien, 
• freiwillig für den Bildversand angegebene E-Mail-Adressen, 
• IP-Adressen, 
• Geräte- und Browserinformationen, 
• technische Sitzungskennungen sowie 
• technische Nutzungs- und Sharing-Daten. 

Lumasoft nennt diese Datenkategorien und die Funktionen Cloud-Hosting, QR-Code- und E-Mail-Sharing ausdrücklich in seinem aktuellen Data Processing Agreement. Für den E-Mail-Versand wird AWS SES eingesetzt. 

Lumasoft verarbeitet die personenbezogenen Daten in unserem Auftrag. Hierfür gilt eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Der aktuelle DPA ist Bestandteil der Lumasoft-Vertragsbedingungen und wird nach Angaben von Lumasoft durch die Nutzung der Dienste akzeptiert. 

Data Processing Agreement von Lumasoft

Datenübermittlung in die USA

Da Lumasoft seinen Sitz in den USA hat und weitere technische Dienstleister eingesetzt werden, kann es zu einer Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums kommen.

Lumasoft verpflichtet sich für Übermittlungen personenbezogener Daten aus dem EWR zur Einhaltung der Anforderungen des Kapitels V der DSGVO. Als geeignete Garantien nennt Lumasoft insbesondere einen anwendbaren Angemessenheitsbeschluss oder die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission einschließlich erforderlicher ergänzender Maßnahmen. 

10. Löschung des fotoShare-Events nach 30 Tagen

Für jede Veranstaltung wird bei fotoShare ein entsprechendes Event angelegt.

Dieses Event wird von uns 30 Tage nach der Veranstaltung gelöscht.

Mit der Löschung des Events werden die darin gespeicherten Veranstaltungsdaten, insbesondere die bereitgestellten Bilder und zugehörigen Sharing-Daten, aus dem aktiven Event entfernt. Die Online-Galerie steht anschließend nicht mehr zur Verfügung.

Lumasoft ermöglicht dem Verantwortlichen ausdrücklich, bestimmte Event-Daten während der Vertragslaufzeit über die fotoShare-Oberfläche bzw. den Support löschen zu lassen. Lumasoft weist zugleich darauf hin, dass Löschungen aus Sicherungskopien entsprechend den jeweiligen Backup-Rotations- und Aufbewahrungszyklen erfolgen und begrenzte Sicherheits- oder Betriebsprotokolle aus rechtlichen oder Sicherheitsgründen länger bestehen können. 

11. Abruf eines Fotos über QR-Code

Nach der Aufnahme kann der Nutzer über einen an der Photobox angezeigten QR-Code das unmittelbar zuvor aufgenommene Bild auf einem eigenen Endgerät aufrufen und herunterladen.

Die Sharing-Funktion wird von uns so eingesetzt, dass über diesen QR-Code nicht allgemein sämtliche Bilder der Veranstaltung bereitgestellt werden.

Beim Abruf können technisch erforderliche Daten wie insbesondere IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen sowie eine technische Sitzungskennung durch fotoShare verarbeitet werden. 

12. Versand eines Fotos per E-Mail

Der Nutzer kann – soweit diese Funktion angeboten wird – freiwillig eine E-Mail-Adresse eingeben, um das unmittelbar zuvor aufgenommene Foto per E-Mail zu erhalten.

Die Eingabe einer E-Mail-Adresse ist freiwillig. Sie ist weder für die Nutzung der Photobox noch für den Ausdruck des Fotos erforderlich.

Die eingegebene E-Mail-Adresse wird für die Durchführung des vom Nutzer gewünschten Bildversands verarbeitet.

Im Rahmen der technischen Versand- und Sharing-Funktion kann die E-Mail-Adresse zusammen mit Informationen zum Versandvorgang in den Sharing-Daten bei fotoShare verarbeitet werden. Lumasoft nennt freiwillig angegebene E-Mail-Adressen und Sharing-Aktivitätsprotokolle ausdrücklich als verarbeitete Daten. 

Der technische E-Mail-Versand erfolgt nach Angaben von Lumasoft über Amazon Web Services (AWS SES). 

Wir verwenden die dabei eingegebenen E-Mail-Adressen nicht für Newsletter, Werbung oder sonstige eigene Marketingmaßnahmen.

Die zum Event gehörenden Daten werden im Rahmen unserer oben beschriebenen Event-Löschung nach 30 Tagen gelöscht, vorbehaltlich technisch bedingter Backup-, Sicherheits- und Protokollierungsfristen des Dienstleisters.

13. Online-Galerie für den Mieter

Nach der Veranstaltung erhält der Mieter, soweit dies Bestandteil des vereinbarten Leistungsumfangs ist, einen Link zur Online-Galerie der Veranstaltung.

Über diesen Link können die dort bereitgestellten Veranstaltungsbilder abgerufen und heruntergeladen werden.

Gibt der Mieter den Galerie-Link an andere Personen weiter, ist er für diese von ihm veranlasste Weitergabe sowie für eine weitere Verwendung der Bilder verantwortlich, soweit er die personenbezogenen Daten für eigene Zwecke verarbeitet.

Die Online-Galerie steht nur bis zur Löschung des fotoShare-Events zur Verfügung.

Das Event und damit die Online-Galerie werden 30 Tage nach der Veranstaltung von uns gelöscht.

14. Übergabe der Fotos auf USB-Stick

Soweit vertraglich vereinbart, erhält der Mieter nach der Veranstaltung die aufgenommenen Bilddateien auf einem USB-Stick.

Nach der ordnungsgemäßen Übergabe ist der Mieter für die weitere Speicherung, Weitergabe und Verwendung der ihm übergebenen Bilddateien verantwortlich, soweit er diese anschließend für eigene Zwecke verarbeitet.

Dies betrifft beispielsweise eine spätere Weitergabe an Veranstaltungsteilnehmer oder eine Veröffentlichung der Bilder durch den Mieter.

15. Keine Verwendung der Fotos für eigene Werbung

Wir verwenden die mit unserer Photobox aufgenommenen Bilder nicht für eigene Werbe- oder Marketingzwecke.

Insbesondere verwenden wir die Aufnahmen nicht für:

• unsere Website, 
• Social-Media-Auftritte, 
• Anzeigen, 
• Flyer, 
• Referenzen oder 
• sonstige eigene Werbemaßnahmen. 

Die im Rahmen des Bildversands von Gästen eingegebenen E-Mail-Adressen werden ebenfalls nicht für eigene Werbung oder Newsletter verwendet.

16. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten grundsätzlich nur so lange, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Für die Photobox gilt insbesondere:

Daten                                                                                                                                             Speicherdauer

Bilder auf der Photobox                                                                          bis zum Abschluss der erforderlichen Nachbereitung

fotoShare-Event einschließlich Online-Galerie                             30 Tage nach der Veranstaltung

Sharing-Daten des Events                                                                      grundsätzlich bis zur Löschung des Events nach 30 Tagen; 

                                                                                                                           technische Backup-/Logfristen bleiben vorbehalten

USB-Stick                                                                                                      Übergabe an den Mieter; danach liegt die weitere 

                                                                                                                          Aufbewahrung nicht mehr bei uns

Vertrags- und Rechnungsdaten                                                          entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten

17. Empfänger personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten werden nur weitergegeben, soweit dies zur Erbringung unserer Leistungen erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder eine sonstige datenschutzrechtliche Rechtsgrundlage vorliegt.

Zu den von uns eingesetzten Dienstleistern bzw. Empfängern gehören insbesondere:

• STRATO als Hostinganbieter unserer Website, 
• Lumasoft/fotoShare für die digitale Speicherung und Bereitstellung der Photobox-Bilder, 
• die von Lumasoft für die Leistungserbringung eingesetzten Unterauftragnehmer, 
• gegebenenfalls Zahlungs- und Finanzdienstleister, 
• Steuerberater und gesetzlich erforderliche Empfänger. 

Lumasoft setzt laut aktuellem DPA für seine Dienste unter anderem Cloud-, Speicher-, CDN-, Monitoring- und Kommunikationsanbieter ein. Die aktuelle Unterauftragnehmerstruktur ist im DPA dokumentiert. 

18. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

Auskunft – Art. 15 DSGVO
Sie können Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen.

Berichtigung – Art. 16 DSGVO
Sie können die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten verlangen.

Löschung – Art. 17 DSGVO
Sie können unter den gesetzlichen Voraussetzungen die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.

Einschränkung der Verarbeitung – Art. 18 DSGVO
Sie können unter den gesetzlichen Voraussetzungen die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.

Datenübertragbarkeit – Art. 20 DSGVO
Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, können Sie die von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten.

Widerspruch – Art. 21 DSGVO
Soweit eine Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO beruht, können Sie unter den gesetzlichen Voraussetzungen Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen.

Widerruf einer Einwilligung
Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich unter den in Ziffer 1 angegebenen Kontaktdaten an uns wenden.

19. Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.

Für uns zuständig ist insbesondere die:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit

Daneben kann unter den gesetzlichen Voraussetzungen auch eine andere zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde angerufen werden.

20. Automatisierte Entscheidungsfindung

Wir setzen keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO ein, die gegenüber betroffenen Personen rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.

21. Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn Änderungen unserer Leistungen, der eingesetzten technischen Systeme oder der rechtlichen Anforderungen dies erforderlich machen.

Es gilt jeweils die auf unserer Website veröffentlichte aktuelle Fassung.

Stand: August 2026